Ablauf
Apps per Chat bauen lassen: So läuft es ab
Sie beschreiben im Chat, was die App können soll, die KI baut sie, Sie prüfen das Ergebnis, und Ihr Team nutzt es, sobald Sie es freigeben. Programmieren müssen Sie dafür nicht; Ihre Aufgabe ist eine gute Beschreibung und eine sorgfältige Prüfung.
Dieser Beitrag folgt einem durchgehenden Beispiel: einer Kundenkartei für einen Vertrieb mit sechs Personen. Er zeigt, was Sie in jedem Schritt tun, was Sie entscheiden und woran Sie denken sollten, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind.
Vor dem ersten Satz: Zweck und Umfang klären
Eine App wird so klar wie die Vorstellung, die Sie von ihr haben. Nehmen Sie sich vor der ersten Nachricht ein paar Minuten und klären Sie drei Dinge:
- Problem: Was soll die App lösen? Im Beispiel liegen die Kontakte heute in einer Tabelle, die sechs Personen parallel pflegen.
- Umfang: Was ist der kleinste sinnvolle Anfang? Eine Kartei mit fünf Feldern ist schnell geprüft; Auswertungen können später folgen.
- Zuständigkeit: Wer beschreibt, sammelt Änderungswünsche und gibt frei? Eine Person für alle drei Aufgaben vermeidet Widersprüche.
Schritt 1: Beschreiben
Beginnen Sie mit dem Zweck. „Bau mir eine Kundenkartei“ genügt für einen ersten Entwurf. Je genauer Sie beschreiben, desto näher liegt das Ergebnis an Ihrer Arbeit. Hilfreich sind vier Angaben:
- Zweck: wofür die App da ist, etwa „für den Vertrieb“.
- Angaben: welche Felder ein Eintrag braucht.
- Personen: wer damit arbeitet.
- Ablauf: welche Stationen ein Eintrag durchläuft.
Beispiel für eine Beschreibung
„Bau mir eine Kundenkartei für den Vertrieb. Jeder Eintrag hat Name, Firma, Telefon, E-Mail und eine Notiz. Ein Kontakt hat den Status ‚neu‘, ‚in Bearbeitung‘ oder ‚erledigt‘. Sechs Personen aus dem Vertrieb arbeiten damit.“
Dasselbe Muster trägt auch andere Fälle. Eine Übersicht über verliehene Geräte ließe sich so beschreiben: „Bau mir eine Geräteausleihe für das Büro. Jeder Eintrag hat Gerät, Inventarnummer, ausgeliehen an, ausgeliehen am und Rückgabe am. Ein Gerät ist ‚verfügbar‘ oder ‚verliehen‘. Alle Mitarbeitenden dürfen nachsehen, nur die Verwaltung trägt ein.“ Zweck, Angaben, Personen und Ablauf sind wieder enthalten.
Weitere Hinweise zum Formulieren finden Sie unter Was eine gute Beschreibung enthält.
Schritt 2: Bauen lassen
Sie schicken die Nachricht ab. Die KI baut aus Ihrer Beschreibung eine App und legt sie auf Ihrem Desktop ab, neben den Apps, mit denen Sie schon arbeiten. In diesem Schritt ist für Sie nichts weiter zu tun.
Betrachten Sie das Ergebnis als ersten Entwurf. Die KI setzt um, was Sie beschrieben haben; was Sie nicht erwähnt haben, kann fehlen oder anders gelöst sein als gedacht. Das ist kein Fehler, sondern der Ausgangspunkt für die Prüfung. Wie das aussieht, zeigt schematisch die nachgestellte Demo auf der Startseite.
Schritt 3: Prüfen
Öffnen Sie die App und probieren Sie sie an typischen Fällen aus. Legen Sie dafür Probeeinträge an, und zwar mit erfundenen statt mit echten Kundendaten. Drei Fragen helfen beim Prüfen:
- Sind alle Angaben da, die Sie im Alltag brauchen?
- Heißen die Felder so, wie Ihr Team sie nennt?
- Funktioniert ein Eintrag von „neu“ bis „erledigt“?
Rechenbeispiel: eine Prüfrunde
Drei Personen aus dem Vertrieb legen je zehn Probeeinträge an: 3 × 10 = 30 Einträge. Jeder Eintrag läuft von „neu“ über „in Bearbeitung“ bis „erledigt“, das sind 30 × 2 = 60 Statuswechsel. Am Ende hat jede Person vier Anmerkungen, zusammen 12. Fünf davon sind doppelt, es bleiben 7 Änderungswünsche.
Frei gewählte Werte zur Veranschaulichung. Entscheidend ist, dass eine Person die Wünsche sammelt und gebündelt beschreibt.
Änderungen sagen Sie im Chat, so wie Sie sie einer Kollegin oder einem Kollegen sagen würden: „Ergänze ein Feld für den letzten Kontakt“ oder „Nenne das Feld ‚Firma‘ lieber ‚Unternehmen‘.“ Die KI passt die App an, danach prüfen Sie erneut. Alle Prüffragen stehen unter Prüfen, bevor das Team startet.
Schritt 4: Im Team nutzen
Passt die App, geben Sie sie frei. Rechte und Freigaben bleiben beim Unternehmen: Sie entscheiden, wer die App öffnen darf, nicht die KI. Bei Cortexion legen Sie je App fest, wer sie verwaltet, bearbeitet, nur ansieht oder keinen Zugriff hat.
Rechenbeispiel: Freigabe über Gruppen
Ihr Unternehmen hat 20 Mitarbeitende. Die Kundenkartei sollen der Vertrieb mit sechs Personen und die Geschäftsführung mit zwei Personen nutzen. Statt acht Einzelfreigaben vergeben Sie zwei Freigaben an Gruppen. Die übrigen 20 − 8 = 12 Personen haben keine Freigabe.
Kommt eine Person neu in den Vertrieb, erhält sie den Zugriff über die Gruppe. Wer aus der Gruppe entfernt wird, verliert ihn.
Planen Sie nach den ersten Wochen eine kurze Rückschau mit dem Team. Welche Felder bleiben leer? Was schreiben die Kolleginnen und Kollegen in die Notiz, weil ein passendes Feld fehlt? Leere Felder sind Kandidaten zum Entfernen, wiederkehrende Notizen Kandidaten für ein eigenes Feld. Beides beschreiben Sie wieder im Chat.
Legen Sie außerdem fest, wer weitere Änderungswünsche sammelt. Sonst stoßen mehrere Personen gleichzeitig unterschiedliche Änderungen an. Wie Rechte auf fünf Ebenen geregelt sind, lesen Sie unter Rechte und Freigaben.
Personenbezogene Daten: Was Sie vorher klären
Allgemeine Information, Stand 10. Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung; beziehen Sie für Ihren Fall Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten ein.
Eine Kundenkartei enthält Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, also personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Drei Punkte sollten Sie vor dem Start klären:
- Nur nötige Angaben: Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind. Prüfen Sie jedes Feld: Brauchen Sie die private Mobilnummer, oder genügt die geschäftliche?
- Löschung: Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, Daten nicht länger als nötig in identifizierbarer Form zu speichern. Legen Sie fest, wann Einträge gelöscht werden, etwa nach dem Ende einer Geschäftsbeziehung und dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Verzeichnis und Vertrag: Prüfen Sie, ob die neue App in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO gehört und ob mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Bei Cortexion ist ein solcher Vertrag laut Anbieter enthalten.
Wann eine eigene App passt und wann nicht
Eine eigene App eignet sich für Aufgaben, die in Ihrem Betrieb auf eine bestimmte Weise ablaufen und für die es keine passende Standard-App gibt: eine Kundenkartei mit Ihren eigenen Status, eine Übersicht über verliehene Geräte, ein Formular, das bisher auf Papier lief.
Prüfen Sie zuerst, ob eine Standard-App die Aufgabe schon abdeckt. Zu Cortexion gehören laut Anbieter zehn Apps, unter anderem für E-Mail, Kalender, Projekte und Zeiterfassung; die Übersicht steht unter Apps der Plattform.
Keine gute Wahl ist eine selbst beschriebene App, wenn ein Prozess gesetzliche Vorgaben erfüllen muss, die eine Fachsoftware bereits abdeckt, etwa die Finanzbuchhaltung oder die Lohnabrechnung. Dort bleibt die Fachsoftware der richtige Ort. Welche Fragen Sie bei der Wahl einer Plattform stellen sollten, beschreibt der Beitrag KI-Plattform für Unternehmen: Worauf es ankommt.
Checkliste: Ihre erste App per Chat
Gehen Sie die Punkte vor und während Ihrer ersten App durch.
Häufige Fragen
Wie genau muss meine Beschreibung sein?
Für einen ersten Entwurf genügt ein Satz wie „Bau mir eine Kundenkartei.“ Je genauer Sie Zweck, Felder, Personen und Ablauf beschreiben, desto näher liegt das Ergebnis an Ihrer Arbeit. Was fehlt, ergänzen Sie später im Chat.
Kann ich eine App nachträglich ändern?
Ja. Änderungen beschreiben Sie wieder im Chat, zum Beispiel „Ergänze ein Feld für den letzten Kontakt.“ Die KI passt die App an, und Sie prüfen das Ergebnis erneut.
Wer darf die gebaute App nutzen?
Nur die Personen und Gruppen, für die Sie die App freigeben. Rechte und Freigaben bleiben beim Unternehmen, nicht bei der KI.
Brauche ich dafür eine IT-Abteilung?
Für das Beschreiben und Prüfen nicht, Programmierkenntnisse sind nicht nötig. Bei Fragen zu Rechten, Datenschutz und Anbindungen an andere Systeme sollten Sie die zuständigen Personen aber früh einbeziehen.
Zeigen Demo und Schritt-für-Schritt-Darstellung die echte Oberfläche?
Nein. Beide sind schematisch nachgestellt. Sie zeigen den Ablauf, nicht die echte Oberfläche von Cortexion.
Quellen und Stand
Alle Angaben in diesem Beitrag haben wir am 10. Oktober 2026 geprüft. Rechtliche Hinweise sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Angaben zu Cortexion stammen von cortexion.ai; maßgeblich sind die Vertragsunterlagen.
- Datenschutz-Grundverordnung auf EUR-Lex – Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 Abs. 1 lit. c und e, Art. 28 und Art. 30.
- cortexion.ai/berechtigungen – Rechte je App, Gruppen und Freigaben.
- cortexion.ai/security – Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- cortexion.ai/apps – Apps der Plattform.
