KI-Plattform für Unternehmen: Worauf es ankommt

Eine KI-Plattform für Unternehmen lohnt sich, wenn sie Ihre bestehende Arbeit einfacher macht, statt ein weiteres Werkzeug neben die anderen zu stellen. Entscheidend sind deshalb nicht die meisten Funktionen, sondern klare Antworten auf sieben Fragen zu Rechten, Daten, KI-Modellen, Lücken, Anbindungen, Abhängigkeit und Einführung.

Mit KI-Plattform ist hier eine Software gemeint, die KI-Funktionen wie Chat, Assistenten oder das Bauen von Apps für ein ganzes Unternehmen bereitstellt, mit gemeinsamen Nutzern und Rechten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Ihren Bedarf klären, Angebote mit einer Bewertungsmatrix vergleichen, welche Vorschriften Sie kennen sollten und wie ein Pilotfall aussehen kann.

Erst den eigenen Bedarf klären

Bevor Sie Angebote vergleichen, lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Sie verhindert, dass Sie nach Funktionen entscheiden, die Sie nicht brauchen. Drei Fragen genügen für den Anfang:

• Welche Werkzeuge nutzen Sie heute, und wer arbeitet mit welchem?
• Wo entstehen Lücken, die mit Tabellen, Papier oder per Zuruf gefüllt werden?
• Welche Daten sind betroffen, insbesondere personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten?

Schreiben Sie die Antworten in eine einfache Liste. Sie wird zur Grundlage für die Bewertung weiter unten.

Sieben Kriterien für den Vergleich

1. Rechte und Freigaben

Wer darf Apps anlegen, ändern und nutzen, und wer gibt eine neue App frei? Eine Plattform, auf der jeder alles ändern kann, ist für ein Unternehmen ebenso schwierig wie eine, auf der nur die IT etwas bewegen kann. Fragen Sie auch nach Rechten pro Team und nach einem Protokoll, das zeigt, wer wann was getan hat.

2. Datenhaltung

Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet, wer hat Zugriff, und wie werden sie gelöscht? Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben, und beziehen Sie früh Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten ein.

3. KI-Modelle

Welche Modelle stehen zur Wahl, wo werden sie betrieben, und können Sie die Auswahl für Ihr Unternehmen einschränken? Fragen Sie außerdem, ob Ihre Inhalte zum Training von Modellen verwendet werden.

4. Fehlende Funktionen

Jede Software hat Lücken. Entscheidend ist, wie sie sich schließen lassen: durch Warten auf den Hersteller, durch einen Entwicklungsauftrag oder durch eine App, die Sie selbst im Chat beschreiben. Wie Letzteres abläuft, steht im Beitrag Apps per Chat bauen lassen: So läuft es ab.

5. Anbindungen

Mit welchen vorhandenen Systemen, etwa Buchhaltung oder Kundenverwaltung, kann die Plattform arbeiten, und was darf sie dort tun? Lesen ist etwas anderes als Ändern oder Löschen.

6. Export und Abhängigkeit

Wie kommen Ihre Daten wieder heraus, in welchem Format und wie vollständig? Eine Plattform, die vieles bündelt, bindet auch vieles.

7. Einführung und Kostenstruktur

Können Sie klein beginnen? Werden Lizenzen je Nutzer, je App oder pauschal berechnet, und wie lange laufen Verträge? Rechnen Sie neben den Lizenzen die Zeit Ihres Teams für Einführung und Pflege ein.

Angebote mit einer Bewertungsmatrix vergleichen

Eine Bewertungsmatrix macht die Entscheidung nachvollziehbar. Sie gewichten die Kriterien nach ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen, vergeben für jedes Angebot Punkte von 1 (schwach) bis 5 (sehr gut) und multiplizieren beides. Im Beispiel sind die sieben Kriterien zu fünf zusammengefasst.

Angebot A liegt mit 3,80 zu 3,45 Punkten vorn. Legen Sie aber zusätzlich Mindestanforderungen fest, sogenannte K.-o.-Kriterien. Verlangt Ihr Unternehmen bei der Datenhaltung mindestens 4 Punkte, scheidet Angebot A trotz der höheren Summe aus. Gewichte und Mindestanforderungen bestimmen Sie am besten, bevor Sie Angebote ansehen. So wird das Ergebnis nicht nachträglich passend gemacht.

Der rechtliche Rahmen: DSGVO und KI-Verordnung

Allgemeine Information, Stand 10. Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Ziehen Sie für Ihren Fall Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt hinzu.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig, kurz AV-Vertrag. Er legt unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung fest.
• Sicherheit: Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, zum Beispiel Verschlüsselung. Fragen Sie, welche Maßnahmen der Anbieter trifft.
• Übermittlung in Drittländer: Gehen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, gelten zusätzlich die Art. 44 ff. DSGVO. Das kann auch KI-Modelle betreffen, die dort betrieben werden.

KI-Verordnung (EU) 2024/1689

Die europäische KI-Verordnung ist am 1. August 2024 in Kraft getreten. Ihre Pflichten gelten gestaffelt; Art. 113 legt fest, ab wann welcher Teil gilt. Seit dem 2. Februar 2025 gelten unter anderem die Verbote bestimmter KI-Praktiken (Art. 5) und die Regel zur KI-Kompetenz (Art. 4). Seit dem 27. Juli 2026 gilt Art. 4 in geänderter Fassung: Unternehmen, die KI-Systeme in eigener Verantwortung einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen; ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren.

Die Änderung stammt aus der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI (Verordnung (EU) 2026/1744), die die EU-Kommission im November 2025 vorgeschlagen hatte. Sie verschiebt außerdem die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme auf den 2. Dezember 2027 bzw. den 2. August 2028. Seit dem 2. August 2026 gelten zudem die Transparenzpflichten nach Art. 50. Praktisch heißt das für die Auswahl: Planen Sie Einarbeitung für alle ein, die mit KI-Funktionen arbeiten.

Mit einem Pilotfall starten

Eine Plattform setzt sich durch, wenn sie den Alltag erleichtert. Testen Sie sie deshalb an einem echten, klar umrissenen Fall, bevor Sie weitere Bereiche übertragen.

1. Fall wählen: zum Beispiel eine Kundenkartei, die heute als Tabelle geführt wird.
2. Vorher messen: Halten Sie fest, wie lange typische Handgriffe heute dauern, etwa das Finden eines Kontakts. Messen Sie selbst, statt sich auf fremde Durchschnittswerte zu verlassen.
3. Personen einbinden: Beteiligen Sie die Personen, die später mit der App arbeiten.
4. Nachher messen und entscheiden: Messen Sie dieselben Handgriffe erneut und entscheiden Sie anhand Ihrer Matrix, ob Sie erweitern.

Was Cortexion zu den Kriterien angibt

Wir sind Anbieter und deshalb nicht neutral. Damit Sie selbst prüfen können, stehen hier die Angaben von Cortexion zu den sieben Kriterien, Stand 10. Oktober 2026. Die Quellen finden Sie am Ende des Beitrags.

Rechte und Freigaben

Fünf Ebenen vom Arbeitsbereich bis zur einzelnen Aktion, Rollen und Gruppen sowie ein Protokoll, das sich als CSV- oder JSON-Datei exportieren lässt.

Datenhaltung

Eigene Server in Deutschland, ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist enthalten, nach einer Löschung werden die Daten einschließlich Sicherungskopien innerhalb von 30 Tagen entfernt.

KI-Modelle

Ihr Unternehmen legt die Modelle fest. Mit dem in Deutschland betriebenen Cortexion-Modell verlassen Inhalte Deutschland nicht; Modelle von Anthropic, OpenAI oder Google lassen sich zusätzlich freigeben. Inhalte werden nicht zum Training verwendet.

Fehlende Funktionen

Fehlende Apps beschreiben Sie im Chat, und die KI baut sie.

Anbindungen

Die App Connect verbindet Cortexion mit vorhandenen Systemen, etwa Buchhaltung oder Kundenverwaltung. Aktionen lassen sich begrenzen, zum Beispiel Kontakte anlegen, aber nicht löschen.

Export

Den Arbeitsbereich können Sie jederzeit als ZIP-Datei exportieren.

Einführung und Kosten

Die Apps sind einzeln buchbar und monatlich kündbar.

Eine Einschränkung: Für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB, etwa Kanzleien, Arztpraxen und Steuerberatungen, ist Cortexion laut Anbieter noch nicht freigegeben. Wie sich der Ansatz von klassischer Software und einzelnen Tools unterscheidet, zeigt die Gegenüberstellung nach zehn Kriterien. Was ein KI-Betriebssystem grundsätzlich ausmacht, erklärt der Beitrag Was ist ein KI-Betriebssystem?

Checkliste für die Auswahl einer KI-Plattform

Gehen Sie die Punkte für jedes Angebot durch, das Sie in die engere Wahl nehmen.

• Werkzeuge, Lücken und betroffene Daten sind aufgeschrieben.
• Gewichte und Mindestanforderungen stehen fest, bevor wir Angebote ansehen.
• Es ist geklärt, wer Apps anlegen, ändern, freigeben und nutzen darf.
• Speicherort, Zugriff und Löschung hat der Anbieter schriftlich beantwortet.
• Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
• Wir wissen, welche KI-Modelle genutzt werden, wo sie betrieben werden und ob unsere Inhalte zum Training dienen.
• Unsere Daten lassen sich exportieren, und wir kennen das Format.
• Ein Pilotfall mit Personen, Dauer und Messgrößen ist festgelegt.

Häufige Fragen

Was unterscheidet eine KI-Plattform von einem KI-Chat?

Ein KI-Chat ist ein einzelnes Werkzeug für Fragen und Texte. Eine KI-Plattform für Unternehmen stellt KI-Funktionen für das ganze Unternehmen bereit, mit gemeinsamen Nutzern, Rechten und Daten. Ein KI-Betriebssystem wie Cortexion geht einen Schritt weiter: Dort laufen auch die Apps des Unternehmens, und die KI baut fehlende Apps.

Brauchen wir für eine KI-Plattform einen AV-Vertrag?

Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor. Das ist bei einer Plattform, in der Sie mit Kunden- oder Personaldaten arbeiten, regelmäßig der Fall. Bei Cortexion ist ein solcher Vertrag laut Anbieter enthalten.

Wie viele Kriterien sollte eine Bewertungsmatrix haben?

So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Fünf bis sieben gewichtete Kriterien bleiben gut überschaubar. Wichtiger als die Zahl ist, dass Gewichte und Mindestanforderungen feststehen, bevor Sie Angebote vergleichen.

Wie lange sollte ein Pilot dauern?

Lang genug, damit die Beteiligten die App im Alltag nutzen und nicht nur ausprobieren. Im Rechenbeispiel dieses Beitrags sind es vier Wochen. Legen Sie Dauer, Personen und Messgrößen vorher fest.

Gilt die KI-Verordnung auch für kleine Unternehmen?

Die KI-Verordnung gilt grundsätzlich unabhängig von der Unternehmensgröße, sieht aber an einigen Stellen Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen vor. Welche Pflichten Sie konkret treffen, hängt davon ab, wie Sie KI einsetzen. Lassen Sie das im Zweifel fachlich prüfen.

Quellen und Stand

Alle Angaben in diesem Beitrag haben wir am 10. Oktober 2026 geprüft. Rechtliche Hinweise sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Angaben zu Cortexion stammen von cortexion.ai; maßgeblich sind die Vertragsunterlagen.

• Datenschutz-Grundverordnung auf EUR-Lex – Verordnung (EU) 2016/679, Art. 28, Art. 32 und Art. 44 ff.
• KI-Verordnung auf EUR-Lex – Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, Art. 4, Art. 5, Art. 50 und Art. 113.
• § 203 StGB auf gesetze-im-internet.de – Verletzung von Privatgeheimnissen, Berufsgeheimnisträger.
• cortexion.ai/security – Serverstandort, Modellwahl, Training, Verschlüsselung, AV-Vertrag, Export und Löschung.
• cortexion.ai/berechtigungen – Rechte auf fünf Ebenen, Rollen, Gruppen und Protokoll.
• cortexion.ai/apps – Apps der Plattform, Buchbarkeit und Anbindungen über Connect.